8 Mal im Monat ergibt 117 PLN. Der Arbeitnehmer muss den Vorteil vom Arbeitgeber selbst berechnen

• Die Höhe der Zulage sollte sich an den tatsächlichen Kosten orientieren, die dem Arbeitnehmer entstehen, und den Verbrauch von Betriebsmitteln, Reinigungsprodukten, die Abschreibung der Ausrüstung und die Kosten für die für die Wäsche aufgewendete Zeit berücksichtigen.
• Der Gegenwert für das Wäschewaschen ist von den ZUS-Beiträgen ausgenommen und von der Einkommensteuer befreit, sofern er den tatsächlichen Kosten entspricht, die dem Arbeitnehmer für die Sauberkeit seiner Arbeitskleidung entstehen.
• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer eine separate Karteikarte über die entsprechenden Zahlungen zu führen - Info erinnert
• Der Betrag sollte sich nach der Menge der Arbeitskleidung und der Größe des Auftrags richten, damit er nicht als Pauschalbetrag behandelt wird

Das Äquivalent zum Waschen von Arbeitskleidung ist eine Geldleistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, der seine Arbeitskleidung selbst wäscht, sofern der Arbeitgeber diese Dienstleistung nicht anderweitig, beispielsweise durch eine firmeneigene oder externe Wäscherei, erbringt . Es handelt sich um eine Form der Erstattung der Kosten, die dem Arbeitnehmer für die Sauberkeit und Hygiene seiner Arbeitskleidung entstehen. Es ist zu beachten, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Waschen nicht anvertrauen kann, wenn die Arbeitskleidung mit Chemikalien, radioaktiven Stoffen oder biologisch infektiösen Materialien kontaminiert ist.

Wie Infor erinnert, ist der Arbeitgeber gemäß dem Arbeitsgesetzbuch verpflichtet, den Arbeitnehmern kostenlose Arbeitskleidung und Schuhe zur Verfügung zu stellen, die den polnischen Standards entsprechen, wenn dies aus Gesundheits- und Sicherheitsgründen, aus technologischen oder hygienischen Gründen erforderlich ist oder wenn die eigene Kleidung des Arbeitnehmers beschädigt oder erheblich verschmutzt werden könnte.

Ein Arbeitgeber darf einem Arbeitnehmer nicht gestatten, ohne entsprechende Arbeitskleidung zu arbeiten , wenn diese für die jeweilige Position erforderlich ist. Neben der Bereitstellung der Kleidung muss der Arbeitgeber auch dafür sorgen, dass diese stets sauber und einsatzbereit ist: Dazu gehören regelmäßiges Waschen, Wartung, Reparaturen, Staubentfernung und Desinfektion.

Die korrekte Berechnung des Äquivalents sollte auf den tatsächlich entstandenen Kosten des Mitarbeiters basieren. Die Vorschriften schreiben keine bestimmte Formel vor, aber allgemein anerkannte Schätzmethoden berücksichtigen den Verbrauch von Medien, Reinigungsmitteln, die Abschreibung der Geräte, die Art der Verschmutzung, die Menge der Kleidung sowie die Kosten für die vom Mitarbeiter für die Wäsche aufgewendete Zeit und Arbeitskraft.

Infor verwendete in seinen Berechnungen ein Beispiel, in dem:

• für eine Standardwäsche werden 37 Liter Wasser verbraucht. Bei einem Tarif von 6 PLN brutto pro Kubikmeter Wasser und 12 PLN brutto pro m3 Abwasser betragen die Gesamtkosten für Wasser und Abwasser für eine Wäsche 0,66 PLN (d. h. 0,037 m3 x 6 PLN + 0,037 m3 x 12 PLN).
• Der Mitarbeiter wäscht seine Arbeitskleidung separat und erreicht keine volle Ladung, was bei einer Waschtemperatur von 60 Grad einen Verbrauch von 0,68 kWh verursacht. Bei einem Energiepreis von 0,90 PLN pro 1 kWh betragen die Stromkosten für einen Waschgang 0,61 PLN (0,90 PLN x 0,68 kWh);
• Der Mitarbeiter verwendet Kapseln und eine Packung mit 80 Kapseln kostet 110 PLN, was bedeutet, dass die Kosten für eine Wäsche 1,38 PLN betragen.
• Die Waschmaschine kostet 2100 PLN und hat eine geschätzte Lebensdauer von 5 Jahren. Die monatlichen Abschreibungskosten betragen 35 PLN (2100 PLN / 5 Jahre / 12 Monate). Angenommen, der Mitarbeiter wäscht 8 Wäschen pro Monat, beträgt die Abschreibung der Waschmaschine pro Waschgang 4,38 PLN.
• Der Mitarbeiter verbringt etwa 15 Minuten mit Wäschearbeiten. Bei einem Mindeststundenlohn von 30,50 PLN brutto im Jahr 2025 betragen die Arbeitskosten 7,63 PLN.

Wenn man die Beträge zusammenzählt (Wasser: 0,66 PLN, Strom: 0,61 PLN, Waschmittel: 1,38 PLN, Abschreibung der Waschmaschine: 4,38 PLN, Betriebszeit: 7,63 PLN), betragen die Gesamtkosten für einen Waschgang 14,66 PLN.

8 Waschgänge pro Monat ergeben einen monatlichen Gegenwert von 117,28 PLN .

Der Arbeitgeber sollte für jeden Arbeitnehmer eine separate Abrechnungskarte über die Auszahlung des Barwerts für die Reinigung und Pflege von Schutzkleidung und -schuhen führen. Die Auszahlung des Barwerts kann monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich erfolgen. Wichtig ist, dass die Höhe des Barwerts von der Menge der Arbeitskleidung und der Vollzeitstelle des Arbeitnehmers abhängt und bei Abwesenheit des Arbeitnehmers gekürzt werden kann.

Infor weist darauf hin, dass die Zahlung als Gegenwert und nicht als Pauschalbetrag zu behandeln ist, was für die Befreiung von Beiträgen und Steuern wichtig ist. Aus Gründen der Transparenz empfiehlt es sich, Informationen über die Höhe des Gegenwerts, seine Berechnungsmethode, die Gewährungsvoraussetzungen, die Zahlungshäufigkeit und die Art der Abrechnung in die Vergütungsordnung, den Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung aufzunehmen.

Der Gegenwert für das Wäschewaschen stellt das Einkommen des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis dar, ist jedoch gemäß Art. 2 Abs. 1 Nr. 6 der Verordnung über die detaillierten Grundsätze zur Bestimmung der Bemessungsgrundlage für die Beiträge zur Renten- und Invaliditätsversicherung von den ZUS-Beiträgen ausgenommen. Wichtig ist, dass es sich um den tatsächlichen Betrag handelt, der dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Sauberkeit seiner Arbeitskleidung entstanden ist. Zahlt der Arbeitgeber unabhängig von den tatsächlichen Kosten einen Pauschalbetrag, bildet diese Zahlung die Grundlage für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, auch wenn sie als Gegenwert bezeichnet wird.

Ebenso sind Einkünfte aus Wäscheäquivalenten gemäß Artikel 21 Absatz 1 Nummer 11 des Einkommensteuergesetzes von der Einkommensteuer befreit, sofern sie den tatsächlich entstandenen Kosten des Arbeitnehmers entsprechen. Das in Form einer Pauschalsumme gezahlte Äquivalent ist nicht steuerfrei, sondern als Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit zu versteuern, da sein Betrag nicht den tatsächlich entstandenen Kosten entspricht.

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