8 razy w miesiącu daje 117 zł. Pracownik musi sam obliczyć świadczenie od pracodawcy

• Wysokość ekwiwalentu powinna opierać się na rzeczywistych kosztach ponoszonych przez pracownika i uwzględniać zużycie mediów, środków czystości, amortyzację sprzętu oraz koszt czasu poświęconego na pranie
• Ekwiwalent za pranie odzieży jest wyłączony ze składek ZUS i zwolniony od podatku PIT, pod warunkiem że odzwierciedla faktycznie poniesiony przez pracownika koszt utrzymania czystości odzieży roboczej
• Pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnej karty ewidencji wypłat ekwiwalentu dla każdego pracownika - przytpomina Infor
• Kwota powinna być uzależniona od ilości odzieży roboczej i wymiaru etatu, aby nie była traktowana jako ryczałt

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej to świadczenie pieniężne wypłacane przez pracodawcę pracownikowi, który samodzielnie pierze swoją odzież służbową, gdy pracodawca nie zapewnia tej usługi w inny sposób, na przykład poprzez pralnię firmową lub zewnętrzną. Jest to forma zwrotu kosztów, które pracownik ponosi, dbając o czystość i higienę swojej odzieży roboczej. Należy pamiętać, że jeśli odzież służbowa jest skażona środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi, pracodawca nie może powierzyć prania pracownikowi.

Jak przypomina Infor, zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego dostarczenia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, spełniających Polskie Normy, jeśli są one wymagane ze względów BHP, technologicznych, sanitarnych lub w przypadku, gdy własna odzież pracownika mogłaby ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez odpowiedniego stroju służbowego, jeśli jest on przewidziany na danym stanowisku, a oprócz zapewnienia odzieży pracodawca musi także zadbać o to, aby była ona zawsze czysta i gotowa do użytku: obejmuje to regularne pranie, konserwację, naprawy, odpylanie i odkażanie.

Jak wyliczyć wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?

Prawidłowe wyliczenie ekwiwalentu powinno opierać się na rzeczywistych kosztach ponoszonych przez pracownika. Przepisy nie narzucają jednej konkretnej formuły, ale powszechnie przyjęte metody szacowania uwzględniają zużycie mediów, środków czystości, amortyzację sprzętu, rodzaj zabrudzenia, ilość odzieży, a także koszt czasu i pracy pracownika poświęconego na pranie.

Infor posłużył się przy wyliczeniach przykładem, w którym:

• jedno standardowe pranie zużywa 37 litrów wody; przy stawkach w gminie X wynoszących 6 zł brutto za metr sześcienny wody i 12 zł brutto za m3 odprowadzonych ścieków, łączny koszt wody i ścieków za jedno pranie to 0,66 zł (czyli 0,037 m3 x 6 zł + 0,037 m3 x 12 zł);
• pracownik pierze odzież roboczą oddzielnie, nie osiąga pełnego załadunku, co generuje zużycie 0,68 kWh przy praniu w 60 stopniach. Przy cenie energii 0,90 zł za 1 kWh koszt prądu za jedno pranie wynosi 0,61 zł (0,90 zł x 0,68 kWh);
• pracownik używa kapsułek, gdzie opakowanie zawierające 80 kapsułek kosztuje 110 zł, czyli koszt jednego prania to 1,38 zł;
• pralka kosztowała 2100 zł, a jej szacunkowa żywotność to 5 lat. Miesięczny koszt amortyzacji wynosi 35 zł (2100 zł / 5 lat / 12 miesięcy). Przy założeniu, że pracownik wykonuje 8 prań miesięcznie, amortyzacja pralki za jedno pranie to 4,38 zł;
• na czynności związane z praniem pracownik poświęca około 15 minut. Przy minimalnym wynagrodzeniu za godzinę pracy w 2025 roku wynoszącym 30,50 zł brutto koszt pracy wynosi 7,63 zł.

Przy podliczeniu kwot (woda: 0,66 zł, prąd: 0,61 zł, środki do prania: 1,38 zł, amortyzacja pralki: 4,38 zł, czas pracy: 7,63 zł) łączny koszt za jedno pranie to 14,66 zł.

8 cykli prania w miesiącu daje miesięczny ekwiwalent w wysokości 117,28 zł.

Ewidencja i warunki wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej

Pracodawca powinien prowadzić dla każdego pracownika osobną kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży oraz obuwia ochronnego. Wypłata ekwiwalentu może być ustalona z częstotliwością raz na miesiąc, raz na kwartał lub raz na pół roku. Ważne jest, aby kwota ekwiwalentu była uzależniona od ilości odzieży roboczej i wymiaru etatu pracownika, a także może być pomniejszana za okresy nieobecności pracownika.

Infor przypomina, że wypłata ma być traktowana jako ekwiwalent, a nie jako ryczałt, co ma znaczenie dla zwolnień ze składek i podatków. Dla przejrzystości warto zawrzeć informacje o wysokości ekwiwalentu, sposobie jego wyliczania, warunkach przyznawania, częstotliwości wypłat i metodzie rozliczenia w regulaminie wynagradzania, umowie o pracę lub dodatkowym porozumieniu.

Zwolnienie ze składek ZUS i podatku PIT

Ekwiwalent za pranie odzieży stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy, jest jednak wyłączony ze składek ZUS na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ważne, aby była to faktyczna kwota, jaką pracownik poniósł w związku z utrzymaniem czystości odzieży roboczej. Jeśli pracodawca wypłaca stały ryczałt bez względu na faktyczne koszty, taka wypłata stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nawet jeśli jest nazwana ekwiwalentem.

Podobnie, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, przychody z ekwiwalentu za pranie podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego, pod warunkiem, że odzwierciedlają faktycznie poniesiony przez pracownika koszt. Ekwiwalent wypłacany w formie stałego ryczałtu nie podlega zwolnieniu, za to podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, ponieważ jego wysokość nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych kosztów.

Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.